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秘書検定 実技編−会社での振る舞い4 ことば遣い

写真 秘書検定のなかでもことば遣いはポイントの一つです。ことば遣いはその人の人格を表すと言っても過言ではありません。

この秘書検定でしっかりと敬語を含む言葉遣いを身に付け、試験をクリアできるように、そのポイントをいくつか紹介します。


ことば遣いの基本

ことば遣いの基本

依頼する時:「おそれいりますが」で始めて「〜をお願いできますか」「〜をしていただけませんか」。

同意する時:「はい、かしこまりました」「承知いたしました」。

ことわる時:「いたしかねます」「わかりかねます」と婉曲に。「できません」「わかりません」ではあまりに不愛想になります。

謝罪する時:「申しわけございません」が最適。「ごめんなさい」「すいません」は仕事上では不適当な言葉です。

礼を述べる時:「ありがとうございます」「おそれいります」。

敬語のポイントと使い分け

画像 呼称を使い分ける
自分の言い方:「わたくし」が基本。「あたし」「わたし」「ぼく」が通用するのは学生時代まで。自社の呼称も「うち」ではなく、「わたくしども」あるいは「弊社」と言うようにします。

相手に対する言い方:「○○君」は同僚に対しても失礼。役職のない先輩や同僚に対しては「○○さん」、上司に対しては「○○部長」と役職名で呼ぶ。社外の人や目上の人に「あなた」と呼ぶのはタブーです。「○○様」と丁寧に。社外の人に対して社内の人の話をする時は呼び捨てに。他社の社名には「○○様」と『様』をつけて丁寧に呼ぶようにしましょう。

 敬語の使い方
尊敬語 謙譲語
する なさる される いたす させていただく
行く 行かれる いらっしゃる まいる うかがう
来る おいでになる お越しになる
お見えになる いらっしゃる
まいる うかがう
いる いらっしゃる おいでになる おる
食べる あがる 召しあがる お食べになる ご馳走になる いただく 頂戴する
言う 言われる おっしゃる 申す 申し上げる
見る 見られる ご覧になる 見せていただく 拝見する
聞く 聞かれる お聞きになる うけたまわる お聞きする
与える くださる たまわる 差し上げる 進呈する
もらう 受ける お受けになる いただく 頂戴する たまわる

ことわり方・謝り方・頼み方のマナー

ことわり方のマナー

人と人、会社と会社とのつきあいのなかで、ことわることほど難しいものはありません。ムッとさせるか、納得させるかはあなたのことわり方次第です。

まずよく相手の申し出を聞くのが第一です。ことわりのことばは誠意をこめて「申しわけありませんが」と頭を下げて言えばやわらかに相手に伝わります。

「私どもの力不足で」「社の方針ですので」など、ことわる時にも相手の責任ではないというニュアンスが必要です。

謝り方のマナー

たとえ自分のミスではなくても言いわけは無用です。会社を代表して謝る気持ちがポイントになります。

「失礼があったそうで」の「〜そうで」は、どこかで責任逃れしようとしている証拠。自己弁護は会社全体の評価を下げることに繋がるので要注意です。

姿勢を正し、恐縮した態度で。 「申しわけございません」とはっきりと頭を下げることが大事です。

頼み方のマナー

頼みごとをするときは「恐れいりますが」「恐縮ですが」から始めて、あくまでも謙虚な気持ちで臨みましょう。

教えを請う時:「ご都合のいい時、10分ほどお時間いただけませんか」と、まず相手の都合を第一に考えましょう。

協力を頼む時:時と場合によっては上司からの援護射撃も必要でしょう。書類で、電話で、会ってと事の重要性を考えて手段を選ぶようにしましょう。押しつけがましい、身勝手ととられないよう、相手の意見も充分聞く態度でのぞみたいですね。

 会話フレーズ例
フレーズ 実用例
挨拶する いらっしゃいませ いつもお世話になっております。
ご無沙汰いたしております。 お待たせいたしました。
承知する かしこまりました 承知いたしました
承りました それで結構でございます。
感謝する 非常にありがたく(うれしく)存じます おかげさまで○○できました
ありがとうございます 恐れ入ります
謝罪する 気がつきませんで・至りませんで 申し訳ございません
失礼致しました ご迷惑をおかけいたしました
依頼する 恐れ入りますが(お手数ですが)○○していただけますか。
申し訳ありませんが○○をお願いできますか
質問する 少々お伺いしたいことがあるのですが
どのようなご用件でしょうか
確認する もう一度おっしゃっていただけますか。 これで)いかがでしょうか
よろしいでしょうか
断る 非常に・まことに)残念ですが、○○いたしかねます。
あいにくですが)私の一存では決めかねますので(上司と相談して)・・・
答えられない わかりかねますが。 存じませんので、お答えいたしかねますが。
反論する ごもっともですが(おっしゃるとおりですが)・・・ 申し上げにくいのですが
辞去する 本日はお忙しいところお邪魔いたしました
名前を尋ねる 大変失礼ですが何とお読みするのでしょうか
名刺をいただく 頂戴いたします
時間をいただく お手すきできたら(ご都合がよろしければ)少々お時間をいただけますでしょうか

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