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秘書検定 実技編−会社での振る舞い3 基本マナー

写真 自分の勤務する職場での振る舞いは毎日のことだけに、ついマナーを逸脱してしまいがちになります。
そのようなことにならないよう、社内におけるマナーをしっかりと身に付けていきましょう。

この秘書検定でしっかりと身に付け、試験をクリアされるように、そのポイントをいくつか紹介します。


社内におけるマナー

社内マナー基本7カ条

始業5分前には席にいるのが常識

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挨拶は省略しない

時間にルーズは社会人失格

公私混同はタブー

デスクの上は整理整頓

勝手に外出しない

ノックをしてから入室

自己紹介

画像 自己紹介のコツ
自己紹介は職場での第一印象を決定する大切なポイントです。いや味にならず自分自身をさりげなくアピールするのがコツです。

配属部署、氏名はハッキリと。

ふだんより、ゆっくり大きな声で。うつむいたり、キョロキョロしたりするのは禁物。

これまでの経歴を簡略に述べる。苦労話やグチは禁物。

仕事にかける夢や意気込みをイキイキと語り、最後に指導や協力をあおぐことばでしめくくる。ことばづかいは丁寧に。

指示を受ける

上司から指示を受ける

指示は最後までさえぎらずに聞き、質問はあとで。途中で相手の話の腰を折らないように注意しましょう。

要点をメモする:指示を受ける時は必ずメモをとる。 5W3H(WHATなにを・WHYなぜ・WHENいつ/いつまでに・WHEREどこで・WHOだれが・HOWどうやって・HOWMANYどの位の規模や数量・HOWMUCHいくら(どの位のコスト) − を確実に把握すること。

カラ返事はしない:できそうもない時は、状況を説明して優先順位など判断を仰ぐ。

最後に復唱して確認:指示の要点はくりかえして確認を。とくに数字や固有名詞は正確に。

報告をする

上司に報告するとき
タイミングよく報告:上司に「あれはどうなった?」と聞かれてからでは遅すぎます。指示事項が完了したらただちに報告を。ただし、いま話してよいかどうか、上司の都合を聞いてから話し出すようにしましょう。

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必要とあれば中間報告:仕事が長引く場合は中間報告が絶対必要。約束の期限までにできそうにない時も、即刻上司に報告をして、指示を受けることが肝要です。

報告は簡潔に:まず最初に結論を。次に原因、経過の順に述べる。前もって報告事項をまとめる習慣をつけましょう。

ポイント
■悪いニュースほど早く伝える
仕事でミスした時は素直に間違いを認め、早めに上司に報告をして指示をあおぐこと。仕事が遅れそうな時も同様。期限直前になって「できません」と報告するのでは、相手は対処のしようがありません。

■3つのCを高めよう
相手に情報を伝達するときは正確性(Correctness)、明確性(Clearness)、簡潔性(Conciseness)の3つのCを意識しながら報告をしましょう。そのためには、序論−結論−本論の3つをまとめておくことが大事です。

次は 会社での振る舞い4−ことば遣いへ

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