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秘書検定 実技編−会社での振る舞い1

写真 秘書検定は、あなたの社会人としての振る舞いや態度、話し方などの技能が試されます。
このページでは、その対応について管理人が今まで新人教育をしてきた中でのポイントをお伝えしたいと思います。

来社された取引先やお客さまは、最初に会って挨拶する人で、その会社の第1印象が決まるといわれています。その役目があなただとしたら、とても重要な要素ですね。秘書検定ではその挨拶からスタートしていきます。

このページは、実際の挨拶の仕方や応対について、分かりやすく紹介しています。


挨拶−最初の挨拶で会社の印象が決まる

来社された方との目線の合わせ方、迎え方−最初の出会いを大切に
入り口付近でお客さまとすぐ目線が会うと、お客さまは抵抗感を感じます。自分の仕事に対してストレスや焦りがある時は、ついお客さまへ目がいきがちになり、気持ちはそうでなくても睨んだような目つきになることがあります。また、ジロジロ見ないことです。

さらに、お客さまが訪問されているにもかかわらず、無視したように職場の者同士で雑談をしたままではいけません。ある一定の時間をおいてからタイミングを見計らい、アプローチをかけるようにしましょう。

お辞儀−心が伝わるお辞儀を心がけよう!
お辞儀の基本は言葉が先になります。言葉を発してからお辞儀をします。そして頭だけを下げるのではなく、体全体のお辞儀で気持ちを表現するのが望ましいでしょう。

挨拶の言葉−接客用語
大手小売業などでは朝礼の際、基本的な接客用語を唱和しているところもあります。
 接客用語の基本は少なくても自然に話せるように訓練しましょう。
■七大接客用語
  ○いらっしゃいませ
 ○はい、かしこまりました
 ○少々お待ちください  お待たせいたしました
 ○申し訳ございません  大変申し訳ございません
 ○恐れ入ります
 ○失礼いたします
 ○ありがとうございました

一番大事なのは笑顔−顔の表情
お客さまとの対応では笑顔が一番大事です。女性の場合は笑顔が最大の武器になります。“男は度胸、女は愛嬌”という諺があるよう、まさにあなたの笑顔は相手の印象度を高める大き武器となります。

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簡単なようで難しいのが笑顔の出し方です。何が難しいかというと、クレームやトラブルがあったときの対処の仕方、お詫びをして解決策を提案する中にも笑顔を保てるかどうか。
・・・などです。

要は作った笑顔ではなく、自然とでてくるような笑顔になるよう、努力することです。
一日のはじめにトイレなどの鏡の前で、笑顔のトレーニングをしましょう。ある企業ではこの鏡のことを“笑顔作成機”と呼んで活用しています。
■笑顔の作り方
 ○作った笑顔ではなく、自然と出てくるような笑顔
 ○口角がキュッと上がり、上の歯が見えている
 ○顔や口元の筋肉を鍛えることで、筋肉が柔軟になり、美しい笑顔に

次は 会社での振る舞い2−接客マナーへ

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